Ny procedure i KlubOffice rydder op i udløbede betalingskort

Der er indført en ny procedure i KlubOffice, der skal håndtere udløbede betalingkort på en mere effektiv måde. Denne ændring forventes at forbedre betalingsoplevelsen for alle medlemmer i systemet.

Automatisk oprydning af udløbede kort

Den nye procedure indebærer, at udløbede kort nu bliver slettet fra medlemmets profil – dette sker automatisk hver måned. Tidligere forsøgte systemet at trække penge fra et udløbet kort, hvilket medførte en fejl. Dette problem er nu løst med den nye procedure. Dette betyder også, at medlemmerne ikke længere fremstår som havende en aktiv abonnementsordning, hvilket er korrekt og stemmer overens med slutresultatet.

Betalingslink sender klar besked

Medlemmer bliver notificeret inden den automatiske trækning, men da deres kort har været udløbet, er der ikke blevet trukket nogen penge. Herefter har medlemmet modtaget et betalingslink på dagen for den automatiske trækning. Dette har naturligvis skabt forvirring blandt medlemmer, der på baggrund af notificeringen troede, at pengene allerede var blevet trukket automatisk. 

Med den nye procedure vil medlemmerne ikke blive notificeret om en automatisk trækning, da de ikke længere har et tilføjet kort. Dette forhindrer forvirring og sikrer en tydelig kommunikation til medlemmerne.

Fremover modtager de et betalingslink på betalingsdagen. Når de betaler gennem dette, biver de automatisk koblet på abonnementsordningen igen. Dette eliminerer eventuel fejlhåndtering og sikrer, at medlemmerne får en klar og korrekt betalingsanmodning. 

Mail til klubben før notifikation

Det er vigtigt at bemærke, at den mail, der bliver sendt til klubben inden medlemmerne bliver notificeret, i så fald, kan vise, at antallet af medlemmer, der bliver notificeret omkring automatisk trækning, er lavere end det egentlige antal i den automatiske kontingentkørsel. Der er dog ingen grund til bekymring, da de resterende medlemmer blot modtager et betalingslink på dagen for den automatiske trækning.

Fordele ved den nye procedure

·      Automatisk oprydning af udløbede kort

·      Klar og korrekt betalingsanmodning til medlemmerne

·      Ingen unødvendige notifikationer om automatiske trækninger

Fremmer effektivitet og medlemskommunikation

Den nye procedure bør forbedre betalingsoplevelsen for medlemmer og sikre en mere effektiv håndtering af udløbede kort. Vi takker for forståelsen og samarbejdet i denne overgangsperiode.